Zeiterfassung
Basecamp bietet leider keine eigene Lösung für die native Erfassung von Arbeitszeiten an. Da wir als Agentur zur Erfolgs- und Budgetmessung jedoch darauf angewiesen sind, arbeiten wir mit Everhour als Erweiterung.
Unser Tracking-Prozess
Unter folgendem Link findest du ein kurzes Einführungsvideo, dass die Basics ganz gut erklärt und damit ein guter Einstieg in die Materie ist (Video). Um etwas spezifischer auf unseren Anwendungsfall bei fjnland einzugehen, findest du anbei die empfohlenen Wege, um deine Arbeitszeit in Basecamp zu dokumentieren. Bevor du startest, vergewissere dich, dass du:
Per Browser in Basecamp eingeloggt bist (Login)
Per Browser in Everhour eingeloggt bist (Login)
Die Browser-Erweiterung von Everhour installiert hast (Anleitung)
Beide Tools miteinander verknüpft hast (vgl. Video)
Hat alles geklappt, sollte deine Menu-Bar in Basecamp nun das Timesheet Symbol enthalten. Je nachdem welcher Typ du bist, kannst du deine Zeiten direkt und unmittelbar am jeweiligen To-Do erfassen, oder diese aber am Ende des Tages oder am Ende der Woche nachtragen. Als Tipp: achte darauf, nicht zu viel Zeit zwischen dem wirklichen Task und der Erfassung deiner Zeiten verstreichen zu lassen, da man so schnell den Überblick verlieren kann.
Erfassung am Task
Der unmittelbarste Weg deine Zeiten zu erfassen, ist das Live-Tracking am jeweiligen Task. Dies funktioniert innerhalb des To-Do-Tools, aber auch unter My Stuff und sogar im Kalender. Egal wo du trackst – achte darauf, deinen Timer nach Beenden des jeweiligen Tasks wieder zu stoppen. Everhour macht dies automatisch für dich, solltest du über 8 Stunden nicht mehr in der Anwendung gewesen sein – so oder so empfiehlt es sich dann, die korrekten Zeiten noch einmal in der Tages- oder Wochen-Ansicht auf ihre Korrektheit zu überprüfen.
Nachtrag am Abend
Gerade wenn dein Tag aus vielen kleinere Aufgaben besteht, kann die Erfassung am jeweiligen Task zum zusätzlichen Zeitfresser werden. Nimm dir deshalb lieber 10 Minuten am Ende deines Arbeitstages und trage die angefallenen Zeitslots gebündelt in Everhour nach. Hierzu gibt es das Timesheet in der Menüleiste von Basecamp (dies funktioniert nur im Browser & nach entsprechender Installation, vgl. Schritte in der Einleitung oben).
Klickst du darauf, öffnet sich ein Popup im Look-and-Feel von Everhour. Darin kannst du nun unter New Entry den entsprechenden Tasks nachtragen. Wichtig: Alle hierin aufgeführten Tasks entnimmt Everhour aus den im Projekt-Board befindlichen To-Dos. Sollte etwas fehlen, vergewissere dich zunächst, ob der Task innerhalb der To-Do-Liste besteht. Ist dem nicht so, trage diesen nach und lade die Seite neu. Nun solltest du ihn ebenfalls im Timesheet finden.
Wöchentliche Überprüfung
Am Ende jeder Woche empfiehlt sich ein kurzes Resümee deiner Zeiteinträge über die Wochen-Ansicht im Everhour Timesheet. Hierüber siehst du deine gesamte erfasste Arbeitszeit und kannst überprüfen ob alles stimmt.Klicke dazu auf das Timesheet in der Menüleiste von Basecamp und dort anschließend auf Weekly. Die so erscheinende Tabellenansicht deiner wöchentlichen Zeiteinträge kann dann von dir übersichtlich betrachtet und editiert werden. Tip: Da es manchmal nicht einfach ist, sich an alle Termine und Doings innerhalb einer Woche zu erinnern, kann ein Blick in die Aktivitäts-Timeline unter Activity für Klarheit sorgen.