Planungsphase
Das Erstgespräch hat ein Bild erzeugt. Die Planungsphase macht daraus ein Fundament. Hier entscheidet sich, ob ein Projekt wirklich verstanden wurde – bevor auch nur eine Linie gezogen wird.
Das Briefing ist der Kern dieser Phase.
Nicht als Formular, das ausgefüllt wird, sondern als gemeinsamer Denkprozess. Wir destillieren alles, was wir über das Vorhaben wissen – aus dem Erstgespräch, aus vorhandenen Materialien, aus dem, was zwischen den Zeilen steht – in ein Dokument, das allen Projektbeteiligten Klarheit über Ziel, Kontext und Richtung gibt. Ein gutes Briefing beantwortet nicht nur „Was soll entstehen?", sondern vor allem: „Warum – und für wen?"
Das Briefing liegt in Basecamp und ist für alle Projektbeteiligten zugänglich. Es ist kein Archivdokument, sondern ein lebendiger Bezugspunkt – der gechallenged werden darf und soll.
Briefing Checkliste
Ziele und Kontext
Was ist das eigentliche Ziel des Projekts?
Was soll nach Abschluss anders sein als heute?
Welchen Kontext brauchen wir: Marke, Markt, Wettbewerb, Geschichte?
Zielgruppe
Für wen entsteht das Ergebnis – konkret, nicht als Demografie?
Was weiß die Zielgruppe bereits, was muss sie verstehen und fühlen?
Tonalität & Richtung
Welche gestalterische Richtung ist gewünscht, welche nicht?
Gibt es Referenzen, die zeigen, wohin es gehen soll?
Welche bestehenden Materialien, CI-Vorgaben oder Styleguides gibt es?
Scope
Was ist Teil des Projekts – und was explizit nicht?
Welche Gewerke sind beteiligt: Konzeption, Text, Gestaltung, Coding?
Wer liefert was zu: Texte, Bilder, Daten, Freigaben?
Rahmenbedingungen
Welches Budget steht zur Verfügung?
Gibt es einen fixen Endtermin oder Meilensteine?
Wer und wie viele Personen sind in Feedback-Runden involviert?
Sonstiges
Was müssen wir noch wissen, bevor die Arbeit beginnt?
Das Korrektiv beginnt hier.
Das Briefing ist nicht allein Aufgabe des PMs. Wer das Briefing liest – ob Konzeption, Gestaltung oder Coding – ist dafür verantwortlich, Lücken zu benennen, bevor die Arbeit beginnt. Ein Briefing, das niemand hinterfragt hat, ist kein Briefing. Es ist eine Annahme.
Kalkulation und Timing.
Parallel zum Briefing entsteht die Kalkulation: realistische Stundenabschätzungen pro Phase, mit explizit ausgewiesenem Puffer. Wer an einem Projekt arbeitet, schätzt seinen eigenen Aufwand – nicht der PM für alle. Diese Schätzung ist eine Verantwortungsaussage, keine Zahl, die man später ignoriert. Überläufe werden früh gemeldet, nicht am Ende der Phase. Das Timing folgt der Kalkulation, nicht dem Wunschdenken. Lieber einen realistischen Zeitplan verteidigen als einen unrealistischen versprechen.
Das Angebot.
Sind Briefing, Scope und Kalkulation abgestimmt, entsteht das Angebot. Es ist klar, konkret und nennt Zahlen früh. Kein „wettbewerbsfähiges Honorar", kein vages Leistungsversprechen. Das Angebot ist das erste Dokument, das der Kunde in der Hand hält – und es soll zeigen, dass wir verstanden haben, worum es geht. Ist das Angebot freigegeben, geht es weiter in die Discover-Phase – dort beginnt die eigentliche Erkundung.
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