Daily Check-Out

Der Daily Check-Out ist die kurze, schriftliche Antwort auf eine Frage: Woran hast du heute gearbeitet? Basecamp stellt sie dir jeden Werktag zum Ende der Arbeitszeit, egal ob du im Büro, remote oder unterwegs warst. Deine Antwort macht sichtbar, was sonst in Kalendern, Mails und Tools verteilt bleibt. Und sie hält die Details fest, die dir sonst beim Weekly Check-In oder beim Nachtrag in der Zeiterfassung fehlen.

Warum der Check-Out existiert

Wir springen zwischen Projekten, Tools und Orten. Ohne ein gemeinsames Signal am Tagesende kennt jede:r nur den eigenen Stand. Der Daily Check-Out ist die operative Transparenz zwischen zwei Montagen. Inhaltliche Absprachen gehören weiter nach Basecamp. Zeiten gehören nach Everhour. Der Check-Out sagt nur: Das war mein Tag.

Wann und wo

Montag bis Freitag, gegen Ende deiner Arbeitszeit. Bei uns liegt das oft gegen 16:30 Uhr. Entscheidend ist nicht die Minute, sondern dass der Eintrag zu dem Arbeitstag gehört, an dem die Arbeit stattgefunden hat. Die Frage steht im Teamboard unter Check-In & Updates: »Woran hast du heute gearbeitet?« Basecamp erinnert dich. Die Antworten aller liegen als Feed an derselben Stelle. Ob Büro oder remote: derselbe Ort, dieselbe Frage.

Den Tag rekonstruieren

Schreib den Check-Out nicht aus dem Gedächtnis. Am Abend fehlen oft genau die Blöcke dazwischen: die Mail vor dem Meeting, der Slot nach dem Mittag, die Arbeit ohne sichtbares Ergebnis.

Geh den Tag an den Stellen durch, an denen er Spuren hinterlassen hat:

• Kalender: Termine und Calls

• Gesendete Mails

• Aktivität in Basecamp

• Meetingnotizen

• Die Tools, in denen du tatsächlich gearbeitet hast

Danach ordnest du. Nicht jeder Klick wird eine Zeile. Ziel ist ein Tag, den Kolleg:innen in unter einer Minute verstehen und der dir nächste Woche noch sagt, was du am Dienstag gemacht hast. Ob du den Tag selbst zusammenziehst oder dir dabei helfen lässt: dieselben Regeln gelten. Bündeln, nicht den Rohverlauf posten. Lücken klären, nicht raten. Wenn du unsicher bist, ob etwas stattgefunden hat, lass es weg oder kläre es, bevor du postest. Ein ehrlicher kürzerer Eintrag trägt mehr als einer, der nicht stimmt.

Das Format

Das Format ist absichtlich knapp. Wer montags den Weekly Check-In schreibt, soll die Woche aus den Dailies lesen können. Wer abends Zeiten in Everhour nachträgt, hat die Reihenfolge schon liegen. Wir schreiben in Zeitblöcken. Jede Zeile beginnt mit dem Start des Blocks, nicht mit der Dauer:

• ab 09:30 Uhr Kick-off neues Ausstellungsprojekt (Briefing, Richtungen)

• ab 11:45 Uhr Website-Umsetzung (Komponenten, Review)

• ab 13:50 Uhr Mail an die Kund:in zum Zwischenstand

• ab 16:15 Uhr Belege und Rechnungen

Mit deiner KI arbeiten

Das Zusammensuchen der Spuren ist Fleißarbeit. Genau dafür kannst du deine KI nutzen, sofern sie Zugriff auf deinen Kalender, dein Postfach und deine Notizen hat. Den Entwurf liest und verantwortest weiterhin du. Der folgende Prompt funktioniert unabhängig davon, mit welchem Assistenten und welchen Tools du arbeitest. Setz das Datum ein und ergänze die Quellen, auf die deine KI tatsächlich zugreifen kann:

Hilf mir, meinen Daily Check-Out für [Datum] zu schreiben.

Geh meinen Tag an den Stellen durch, an denen er Spuren hinterlassen hat: Kalender, gesendete Mails, Aktivität in Basecamp, Meetingnotizen und die Tools, in denen ich gearbeitet habe. Wenn du auf eine Quelle keinen Zugriff hast, sag mir das, statt sie stillschweigend zu überspringen.

Bau daraus meinen Tag in Zeitblöcken:

• eine Zeile pro Block, chronologisch

• Beginn mit "ab HH:MM Uhr", Uhrzeit vierstellig

• Tätigkeit kurz, Details in Klammern

• keine Aufzählungszeichen, keine Nummerierung, kein Vorspann

Bündle E-Mails und kleine Orga, Admin und Belege, Recherche ohne Ergebnis sowie internes Setup am selben Thema. Einzeln bleiben Kundentermine, Pitches, wichtige externe Mails und Arbeit mit klarem Ergebnis. Privates lässt du weg.

Erfinde nichts, was du nicht belegen kannst. Was unklar bleibt, listest du unter dem Entwurf als kurze Fragen an mich. Gib mir den Entwurf zum Kopieren. Poste nichts selbst.

Der Prompt taugt auch für den Wochenrückblick. Frag nach einer Spanne statt nach einem Tag, dann hast du montags den Weekly Check-In und den Everhour-Nachtrag in einem Aufwasch.

Was er nicht ersetzt

Der Weekly Check-In bleibt der Ort für Rückblick, Ausblick und Stimmung. Er hält den Alltag fest, damit der Montag nicht aus dem Nichts gebaut werden muss. Die primäre Zeiterfassung bleibt Everhour.

Fortschritt, Blockaden und nächste Schritte gehören an die Karte, ins Campfire oder an die Kund:in. Der Check-Out ist intern und kurz. Holst du einen Tag nach, setze ihn auf das Datum der Arbeit, nicht auf den Tag, an dem du schreibst.

Warum wir das so halten

Transparenz ist bei uns keine Extra-Schicht. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Remote und Büro denselben Rhythmus haben und dass Eigenverantwortung nicht unsichtbar bleibt. Schreib den Tag so, dass andere ihn mitlesen können. Dann kannst du ihn selbst auch noch montags lesen.