Time-Offs
Als Time-Offs bezeichnen wir alle Abwesenheiten während deiner regulären Arbeitszeit. Dies kann Urlaub, Workation, Krankheit, Sabbaticals, Elternzeit, längere Home-Office-Phasen oder sonstige Zeiten sein. Um unsere Auslastung und Verfügbarkeiten besser planen zu können, aber auch, um eine faire Arbeitsumgebung sicherzustellen, sind alle Mitarbeitenden dazu angehalten, ihre Time-Offs in die dafür vorgesehenen Tools einzutragen.
Eintrag in Everhour
Wie auch für die Erfassung von projektbezogenen Zeiten, nutzen wir Everhour für die Protokollierung unserer Time-Offs. Um einen neuen Eintrag anzulegen, öffne dazu die Everhour Webapp in deinem Browser. Dort findest du dann die Option "Create Time-Off", mit welcher du deine Abwesenheit dokumentieren kannst.
Wähle dazu aus insgesamt 5 Kategorien:
Krankheit (mit Attest)
Verhindert (ohne Attest)
Home-Office (länger)
Nachgeholte Tage (+)
Urlaub
und trage anschließend die Anzahl der Tage/Stunden in das entsprechende Modal ein. Eine kurze Notiz mit dem Grund deiner Abwesenheit hilft uns dabei, deinen Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt besser nachvollziehen zu können.
Eintrag im Kalender
Neben der Dokumentation in Everhour hilft uns der Kalender in Basecamp dabei, deinen jeweiligen Status schnell in allen Kalendern anzuzeigen. Dieser Schritt hat also weniger einen arbeitsrechtlichen, als vielmehr einen kommunikativen Hintergrund. So weiß jede:r sofort, dass du an den entsprechenden Tagen nicht erreichbar bist.
Gehe dazu in Basecamp auf das Base-Board. In der darin befindlichen Time-Off-Kachel, kannst du anschließend über die Schaltfläche "New Event" deine Abwesenheiten eintragen.
Eintrag in Basecamp
Last but not least: Um allen in Basecamp selbst anzuzeigen, dass du nicht erreichbar bist, gibt es die WOut-Of-Office Funktion, die du unter deinen persönlichen Einstellungen finden kannst. So erscheint an deinem Avatar für alle sichtbar ein gelber Balken, welcher anzeigt, dass du nicht erreichbar bist.
Längere Time-Offs
Planst du deinen Urlaub oder möchtest du eine längere Zeit von Zuhause oder Unterwegs aus arbeiten, versuchen wir dies zu jeder Zeit im Jahr möglich zu machen. Damit alles möglichst reibungslos gelingt, stimme dich jedoch bitte frühzeitig mit dem Team ab. Stehen keine Projekte, Deadlines oder Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten im Team an, kann dein entsprechender Time-Off in Everhour genehmigt werden.
Abwesenheitsnotiz (Mail)
Bist du aufgrund eines Urlaubs mal nicht zu erreichen, teile dies bitte unbedingt durch das Setzen einer Abwesenheitsnotiz in Google Mail mit. Hierzu gehe in dein Postfach unter mail.google.com – dort findest du unter Einstellungen (Allgemein) am ganz unteren Rand die letzte Option: "Abwesenheitsnotiz". Um die Weitergabe von Informationen an Dritte bestmöglich zu vermeiden, empfiehlt sich zudem, die Notiz "nur an meine Kontakte" zu senden.
Betreff: Abwesenheit von XX bis einschl. XX
Hej und danke, dass du schreibst. Ich bin aktuell nicht in fjnland, sondern im Urlaub. Daher wird deine Mail erst ab dem XXX wieder auf einen interessierten Leser treffen. Bitte beachte, dass deine Mail nicht weitergeleitet wird.
In dringenden Fällen erreichst du meine Kolleg:innen per Mail unter hej@fjnland.de oder telefonisch unter 0931-80997779.
Beste Grüße, Dein Name